مدیریت زمان یا Time Management، یکی از دغدغه های مهم بسیاری از ماست. البته گاهی اوقات هم اشتباها مشکلات دیگر خود را ناشی از مدیریت زمان میدانیم.
دوست روانشناسی میگفت: وقتی به حرفهای مراجعین خودم فکر میکنم، احساس میکنم عمدهی مردم، صرفا دو مشکل جدی را در حوزههای ذهنی و رفتاری به رسمیت میشناسند: افسردگی و بیش فعالی. هر کسی در توصیف خودش یا دیگران، به سادگی اعلام میکند که: «من هیچ مشکل خاصی ندارم. فقط این افسردگی زندگی من را خراب کرده». یا اینکه «دوست من، یا همسر یا همکار من، بیش فعال است و …». ماجرای مدیریت زمان هم چیزی شبیه همین ماجرا شده. بسیاری از ما راهکار انواع مشکلاتمان را در مدیریت زمان میجوییم.
چرا دچار کمبود زمان میشویم؟
همه ما به یک دلیل ِ واحد دچار کمبود زمان نمیشویم. قبل از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید ببینیم که چرا دچار کمبود زمان شده ایم. برخی از رایج ترین دلایل کمبود زمان را در اینجا با هم مرور میکنیم:
برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس میکنیم به کمبود زمان گرفتار شده ایم
وقتی که تصمیم میگیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی به غولهای صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم. وقتی میخواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می آوریم محدودیت زمان است. خصوصا اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمدهایم، به اندازه ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.
ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی
کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیتها باشد.
گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیتها زیاد است و نمیدانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من میخواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغه ی کنکور ارشد را هم دارم و می بینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیده ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم میخواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم میکنم یا میخواهم بکنم. احساس میکنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویتهای آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همهی خواسته های خودم برسم.
شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می آید که هم میخواهد جلسات برون سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند. هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره ای در داخل شرکت داشته باشد. هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.
اولویت بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب میکند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارتهای مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری(هراس از تصمیم گیری) داریم و از کنار گذاشتن گزینه ها میترسیم. درست مانند کسی که میخواهد با صد هزار تومان بودجه، یکی از دو اسباب بازی شصت هزار تومانی و پنجاه هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید میشود که تصمیم میگیرد ده هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!
ضعف در تفویض اختیار
کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد.
ما خیلی وقتها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل میکنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار میکنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان میشود. آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعدا برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟
یا آیا شده است که نامه ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه میشود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف میکنید؟
ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه ای کارها به دیگران، باعث میشود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتا احساس میکنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که میتواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.
کمال طلبی
کمال طلبی نیز می تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتا به سمت مدیریت زمان سوق داده باشد.
کمال طلبها یا Perfectionist ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری، استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می کشد. نامه ای که می تواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش می شود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال می شود.
اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می گذارند و دور ماشین می گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.
یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه ی یک عروسی از آنها وقت می گیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.
طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.
ضعف در هنر حل مسئله
حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، می تواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می کنیم.
بستری که در سازمان ایجاد کرده ایم، بستری برای فساد اقتصادی است. یا اینکه فرآیندها و نظام پاداش و پرداخت، به شکلی است که کارمندان تشویق می شوند از زیر کار فرار کنند.
به جای اینکه یک بار ببینیم ریشه مسئله چیست، هر روز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او می شود.
دوستان و همراهانی انتخاب کرده ایم که هر لحظه بودن کنار آنها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویت ها سوق می دهد. اما به جای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی می کنیم با ابزارها و تکنیک های مختلف، از وقت جزیی باقیمانده استفاده بهتری بکنیم.
شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است.
وقتی برای کاری که انجام میدهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می دهیم. خیلی وقت ها هم، ترجیح می دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله ی ریشه ای کمبود انگیزه، دیده نمی شود و عارضه ی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می گیرد.
احساس می کنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، می توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.
مشکل اِهمال کاری
اهمال کاری و به تعویق انداختن هم می تواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مشکل ما واقعا کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. می توانم امروز پروژه درسی ام را انجام دهم، اما ترجیح می دهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم. به هر حال باید مانتوی خودم را به خشکشویی بدهم، اما اگر می شود عصر این کار را انجام داد، چرا حالا؟ چند روز است که می بینم باک ماشین تقریبا خالی شده، اما تا ماشین به گریه و التماس نیفتد و خاموش نشود، ایستادن در صف پمپ بنزین را به زمان دیگری موکول می کنم. در صورتی که مشکل شما اهمال کاری است.
ضعف در هنر نه گفتن
دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.
شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته اند. در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی های ما نیست. بلکه گویی می خواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه های ما تحمیل کنند.
منبع: وب سایت متمم